ВАЖЛИВА СКЛАДОВА ЛІКВІДАЦІЇ ПІДПРИЄМСТВА – ПЕРЕДАВАННЯ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ ДЛЯ ПОДАЛЬШОГО ЗБЕРІГАННЯ
Продовжуючи тему передачі документів до архівної установи під час ліквідації підприємства, хочемо звернути вашу увагу на порядок та заходи, які необхідно провести.
При проведенні ліквідаційних заходів в установі здійснюються перевірки, у тому числі з фінансово-господарської діяльності, та проводиться наукове-технічне опрацювання документів (упорядкування), їх підготовка для подальшого зберігання і використання, яка включає наступні етапи:
– проведення експертизи цінності документів, що утворились в діяльності установи, систематизацію документів у справи, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, оформлення засвідчувального напису справи про кількість аркушів, підшивання або оправлення справи, оформлення (титульного аркуша) справи;
– складання та оформлення справ постійного зберігання, справ з кадрових питань (особового складу), справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опису справ тимчасового зберігання, які підлягають передаванню на зберігання до архівної установи та, у разі необхідності, акта про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано;
– складання та оформлення акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до якого вносяться документи, термін зберігання яких закінчився.
Експертна комісія архівного відділу районної державної адміністрації проводить розгляд поданих із супровідним листом відповідних описів справ та актів, підготовлених установою після закінчення упорядкування, та подає на розгляд експертно-перевірній комісії державного архіву області для схвалення та погодження, після чого проводиться їх затвердження головою ліквідаційної комісії.
Голова ліквідаційної комісії (ліквідатор) готує лист до архівного відділу районної державної адміністрації про приймання-передавання документів установи, що ліквідується. В листі обов’язково вказується назва і номер документа (постанова, рішення, ухвала, акт), що є підставою для ліквідації (банкрутства), кількість та хронологічні межі документів, що підлягають передаванню до архіву (з моменту створення установи і до моменту її ліквідації), та наявність відповідних описів справ, у тому числі й тимчасового зберігання.
Перед передаванням до архівного відділу районної державної адміністрації проводиться перевірка наявності та стану справ документів зі складанням відповідного акту, перевіряється наявність та необхідна кількість усіх обліково-довідкових документів, складається акт про приймання-передавання документів та проводиться пакування документів для подальшого транспортування. Документи до архіву доставляються транспортом за рахунок установи, що ліквідується (реорганізується).
Архівний відділ районної державної адміністрації за підсумками приймання на зберігання архівних документів, що підлягають зберіганню, готує та надає для державного реєстратора довідку про приймання документів на архівне зберігання, необхідну для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи.
За будь-якою допомогою в організації з підготовки передачі документів до архівної установи ліквідаційна комісія або ліквідатор може звернутися до архівного відділу Херсонської районної державної адміністрації за адресами:
1. м.Херсон, просп.Ушакова, 47
2. Херсонська обл., смт Білозерка, пров.Харченка, 28
3. Херсонська обл., м.Олешки, вул. Першотравнева, 62
